Time management в корпорации «Я»

Заметил, что в повседневной жизни обычный поток задач, как на проекте с плохим менеджментом, валится в кучу и со временем вызывают непроходящую головную боль. Не доклеен потолочный плинтус, мальчишки мячом выбили окно на лоджии, машину надо на СТО свозить, с семьёй давно не были загородом, семейное торжество, с ребёнком надо сходить в кино, прочитать умную книгу или мелкую статью в интернет, не забыть про подарок на день рождения супруги, зайти в магазин после работы. Мелкие и крупные задачи висят где-то на уровне подсознания и при каждом неудобном случае напоминают о себе.

На работе уже в привычку вошло рассматривать каждую новую задачу как совокупность ряда мелких работ. Это называется декомпозиция задачи. Она позволяет оценить трудоёмкость крупной задачи как сумму трудоёмкости каждой отдельной (на базе предыдущего опыта, конечно) и дать приблизительную оценку по времени. Одновременно с этим декомпозиция позволяет определить работы, которые могут выполнить разные люди одновременно. Ну к примеру, создание сайта — это дизайн, вёрстка, программирование. Это могут делать три разных человека. Не обязательно, что в три раза быстрее, просто каждый выполнит свою работу качественнее в силу своей узкой специализации.

А ещё на работе используют системы регистрации задач. Redmine, Jira, Microsoft Project или иное средство. В привычку входит заводить задачи, подкреплять их ссылками, документами, оценивать, обсуждать и назначать сроки.

Вернусь к повседневной жизни. Ни системы учёта задач, ни обсуждений, ни декомпозиции, ни оценки трудоёмкости, ни сроков. Всё тяп-ляп, когда случится приступ энтузиазма.

До недавнего времени меня это устраивало. Сейчас стало обременять. Если у тебя такая же ситуация, то предлагаю рассмотреть моё видение решения проблемы эффективного управления личным временем и воспользоваться моими решениями.

1 Во-первых, мне надо средство для регистрации задач. Бумажный блокнот + айфон + планшет на андроиде + ноутбук + возможно, чужой компьютер — вот, чем я буду оперировать. Сразу скажу, что в моём личном рейтинге бумажный блокнот  на последнем месте, ведь к нему ещё и ручку или карандаш таскать надо, а это не всегда удобно.

Я стал регистрировать задачи в системе Todoist. Не утверждаю, что это решение — единственное, но для меня оно оказалось очень удобным. Объясню:

1. Быстрое и не нагруженное лишними деталями веб-приложение при доступе через обычный браузер

2. Доступ через айфон или андроид, причём задачи хранятся и редактируются локально на телефоне, а при наличии Интернет — синхронизируются.

3. Отдельное приложение для Windows — аналогично, чтобы можно было работать с задачами даже если нет Интернет. Синхронизация произойдёт быстро и незаметно как только компьютер подключится к сети.

4. Авторизация через учётную запись gmail (при использовании любой платформы), что означает — я могу поработать со своим списком задач на чужом компьютере, поскольку запомнить пароль на один сервис (почта) мне проще, чем на несколько.

5. Русский язык. Мне это удобно.

Если есть желание, можете поискать аналоги по словам todo list или reminder. Я искать не буду, а подключу платный тариф за 29 долларов, чтобы появилась возможность прикреплять документы, связывать задачи с документами Google и календарём, настраивать SMS уведомления, и другие удобства.

Итак, я зарегистрировал все личные планы и хотелки. Возможно, даже декомпозировал на отдельные подзадачи, чтобы кушать слона по кусочкам. Теперь я могу прикинуть, сколько времени мне надо на решение каждой задачи и вставить их в свободное время.

2 Второй этап: а что такое — свободное время? Свободное от чего? Много ли его у меня?

Прикинем в уме. В сутках 24 часа, из них я обязан отработать 8 часов, 1 час на обеденный перерыв, хотя бы 7 часов на сон. Я в Новосибирске живу — это город с большими расстояниями, поэтому учитываю 2 часа на дорогу туда-сюда до работы, если без пробок. Утром я просыпаюсь и завтракаю, вечером ужинаю и готовлюсь  ко сну. В будни, по моим расчётам, остаётся 4-5 часов. В выходные я сплю подольше, на работу не езжу, но времени всё равно остаётся немного. Может быть я где-то вру себе? Где каждый час, который был проведён не так, как запланировано? И что я делаю последний час, ведь этот пост я уже должен был давно дописать?

Нужна вторая система для контроля наличия свободного времени. Установил на айфон приложение Last Hour. Внеся в него все неважные дела, я понял, что в будни на важные остаётся всего один час. Кроме того, я экспериментально засёк время, которое мне требуется на десяток разных задач с помощью удобного приложения Tic Toc Timers.

Третий пункт. Предположим, я действительно занят большим количеством маловажных дел, который и в Todoist не внесены. Чаще всего этих дел слишком много, а я не умею отделять одно дело от другого и пытаюсь делать всё одновременно, а в итоге медленно и печально едва успеваю сделать только одно из них. Как известно, при переключении внимания с одной задачи на другую, разум реагирует не мгновенно, а постепенно вытесняет постановку и детали одной задачи, производя «погружение» в другую. Я должен сказать себе: не отвлекайся! Или хотя бы так: сделай дело, отдыхай смело 10 минут.

3 Третьим помощником служит мне техника управления личным временем Pomodoro. Она заключается в том, что в обмен на усилия по концентрации внимания на одной задачи на короткий промежуток времени я сам себя награждаю любым отдыхом, который так же регламентируется.

Дома я пользуюсь обычным кухонным таймером, а на планшет андроид установил приложение Pomorodo Timer Pro c платным аккаунтом. Приложение удобнее, потому что берёт на себя задачу перенастраивать таймеры, а вручную обязательно что-нибудь забуду.

Теперь у меня интенсивная работа  сменяется отдыхом. Это позволяет мне быстро делать как короткие, так и длинные дела. Я стал применять помидорку и на работе. Выглядит со стороны странно: по таймеру встать, размяться, подышать воздухом, потом по таймеру сесть и стремительно работать. Но количество и качество дел заметно повысились.

На этом всё. Живите удобно.

Ссылки по теме:

• Todoist система ведения задач todo
• Last Hour система учёта свободного времени
• Tic Tac Timers подсчёт времени на нескольких таймерах
• Wikipedia. Описание техники Pomodoro
• Pomorodo Timer Pro программа для фиксации времени на работу и отдых